Estrategias de productividad para organizar tu tiempo y alcanzar tus metas

¿Te has sentido abrumada últimamente por la cantidad de trabajo que tienes por hacer, que pasan los días  y no tienes cómo organizar tu tiempo de forma efectiva para avanzar en el logro de tus metas? Como decía mi director de carrera “todos tenemos las mismas 24 horas donde hasta la persona más ocupada tiene tiempo para todo”. ¿Te gustaría saber organizar tu tiempo de forma eficiente para cumplir tus metas personales mientras tienes un estilo de vida saludable? Pues todo comienza con tener claridad en la meta que quieres alcanzar, después de eso, todo es más fácil.

7 estrategias de productividad que deberías probar

  1. Crea un entorno de trabajo que favorezca a tu productividad. Mantén un espacio de trabajo limpio y ordenado, tanto físicamente como en tus documentos electrónicos. Al tener un lugar definido para cada artículo, archivo o herramienta que necesites puedes avanzar mejor en tus actividades importantes. Desactivar las notificaciones de tus dispositivos durante las horas más productivas y eliminar elementos que podrían ser una distracción, fomenta un ambiente que te inspire a trabajar.
  2. Ajusta tus metas de acuerdo a tu propósito. Puedes estar trabajando muchas horas diarias pero, si tus metas no están alineadas, tal vez no estas avanzando en la dirección correcta, por eso, cuando lo consideres necesario haz una pausa y ajusta tus objetivos para que estén dirigidas a la visión completa de la meta que deseas alcanzar. ¿Cómo quieres que se vea tu vida en 5 a 10 años? ¿Tu meta encaja en esa visión? Así puedes descartar algunas metas cuando veas que nos son realmente importantes para ti. Defínelas por escrito, tus metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y basadas en el tiempo.
  3. Planea tu trabajo en base a tus prioridades. (Mi favorita, por cierto) Esto te ayuda a eliminar tareas innecesarias que consumen tu tiempo y así podrás planear tu trabajo en base a las actividades más significativas para ti. Puedes clasificar tus tareas haciendo una matriz de prioridades:
  • Tanto la importancia y la urgencia de un tarea son características relevantes para clasificarla.
  • Las actividades urgentes son situaciones a las que creas que debes reaccionar de inmediato como ciertos correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o algún contratiempo inesperado.
  • Las actividades importantes son las que contribuyen a tu misión, valores y metas a largo plazo.
  • Las tareas importantes y urgentes. Son tareas que tienes que llevar a cabo lo antes posible porque son situaciones de emergencia y ya tienes el tiempo encima. Trata en manera de lo posible que casi no haya tareas en este cuadrante.
  • Las tareas importantes pero no urgentes. Aquí es donde deberías pasar la mayor parte de tu tiempo, contiene las actividades importantes y que están relacionadas con tus metas profesionales y personales pero sin la urgencia de saber que estas a punto de llegar a tu fecha límite.
  • Las tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas requieren de tu atención inmediata pero no están relacionadas directamente con tus metas a largo plazo.
  • Las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Son tareas que deberías eliminar por completo o reducirlas al mínimo.

4. Escribe una lista de cosas por hacer que sea fácil de seguir. Con base a la prioridad que hayas definido para tus actividades en el punto anterior identifica las más importantes que quieras completar. Una lista organizada te ayuda a que todas tus actividades principales estén escritas en un solo lugar para que no se te olvide nada importante. Al conocer mejor tus prioridades podrás experimentar menos estrés porque podrás enfocar tu tiempo y tu energía en actividades de alto valor, lo que significa que serás más productiva. Evita sobrecargar tu lista de tareas para no sentirte abrumada, que no pase de 10 elementos.

5. Trabaja en una sola tarea a la vez. Concéntrate en la tarea que tienes frente a ti. El cerebro no está diseñado para la multitarea, cuando constantemente obligas a tu cerebro a cambiar el enfoque de una tarea a otra puedes llegar a sentirte agotada y desenfocada. Las interrupciones tienen un efecto muy negativo en tu rendimiento cognitivo y está comprobado que el cerebro tarda por lo menos 23 minutos en lograr tener el mismo nivel de concentración que tenía antes de una interrupción.

6. Trabaja por intervalos y bloques de tiempo. Planificar tus momentos del día con anticipación y dedicar bloques de tiempo específicos para ciertas tareas te puede ayudar a ser más productiva, ya que al tener claramente definidos tus proyectos y actividades que quieres hacer, es más difícil que otras distracciones te roben el tiempo.

  • Trabaja en intervalos de 30 – 40  minutos absolutamente enfocada en una sola actividad y luego toma un descanso de 5 minutos.
  • Usa una aplicación para medir el tiempo y asigna como una tarea a cada intervalo,
  • No te saltes tus descansos y no revises tus redes sociales en tu descanso, mejor camina un poco ve por un vaso de agua o haz respiraciones profundas y estiramientos.
  • Toma un descanso de 15 a 20 minutos después de 4 intervalos completados,
  • Haz lo posible por evitar interrupciones o falsas emergencias,
  • Fija una meta diaria, por ejemplo, completar durante el día 6 intervalos de actividades relacionadas a tu proyecto de mayor prioridad.

7. Registra y optimiza tus resultados. Ser productiva también tiene que ver con hacer menos actividades, específicamente haciendo aquellas que aportan más valor a tu vida, a tu organización personal y a tu negocio. Es importante que realices un registro de las actividades que realizas a lo largo del día y los resultados que obtienes; la regla del 80/20 te puede ayudar a descartar asuntos que no son importantes, recuerda que el 20% de tus esfuerzos producen el 80% de tus resultados. Descarta tanto como te sea posible cualquier ocupación que no sea relevante o que no te acerque a tus metas. Una vez que analices en que ocupas tu tiempo cada día, los momentos en que tienes más energía y creatividad y las circunstancias que te ayudan a crear mejores resultados, tendrás la oportunidad de optimizar tu tiempo.

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Mely Garcia

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